Hệ thống mới không làm dữ liệu sạch hơn. Nó chỉ làm dữ liệu bẩn lan nhanh hơn và khó sửa hơn, vì bây giờ cái sai đã nằm trong báo cáo và trong chứng từ. Dọn dữ liệu là việc nên làm trước ngày chạy chính thức, và đây là trình tự bảy bước đã chứng minh được hiệu quả trong nhiều dự án triển khai.
Bước 1 — Xác định đâu là bản gốc
Với mỗi loại dữ liệu, chỉ được có một nguồn được coi là đúng: danh mục khách hàng lấy từ đâu, bảng nhân sự lấy từ đâu, tồn kho lấy từ đâu. Nghe hiển nhiên nhưng đây là bước hay bị bỏ qua nhất, và bỏ qua nó thì mọi bước sau đều phải làm lại.
Viết ra một bảng ngắn: loại dữ liệu — nguồn gốc — người chịu trách nhiệm. Bảng này cũng chính là nền tảng cho việc phân quyền sau này.
Bước 2 — Chốt quy tắc đặt mã
Mã khách hàng, mã sản phẩm, mã dự án phải có quy tắc thống nhất trước khi nhập. Vài nguyên tắc thực dụng:
- Mã không mang thông tin có thể thay đổi. Mã chứa tên vùng miền sẽ sai ngay khi khách hàng chuyển trụ sở.
- Độ dài cố định, không dùng ký tự dễ nhầm giữa số và chữ.
- Không tái sử dụng mã của đối tượng đã ngừng hoạt động — lịch sử sẽ bị trộn lẫn.
Bước 3 — Gộp bản ghi trùng
Trùng lặp thường đến từ việc nhiều người cùng tạo mới thay vì tìm trước. Cách xử lý:
- Đối chiếu theo trường ít thay đổi nhất: mã số thuế, số điện thoại, email — không đối chiếu theo tên.
- Khi gộp, giữ lại bản ghi có lịch sử giao dịch dài nhất và chuyển các giao dịch còn lại về đó.
- Ghi lại bảng ánh xạ "mã cũ — mã mới". Sáu tháng sau sẽ có người hỏi, và không ai nhớ.
Bước 4 — Chuẩn hoá định dạng
Ngày tháng, số điện thoại, đơn vị tính, tiền tệ, cách viết hoa tên riêng. Riêng ba thứ sau gây nhiều rắc rối nhất trong thực tế:
- Đơn vị tính: thùng, hộp, cái — phải có hệ số quy đổi rõ ràng, nếu không tồn kho sẽ không bao giờ khớp.
- Tiền tệ và tỷ giá: ghi rõ số tiền nguyên tệ và tỷ giá áp dụng, thay vì chỉ lưu số tiền đã quy đổi.
- Khoảng trắng thừa và ký tự ẩn khi dữ liệu đến từ Excel — nguyên nhân kinh điển khiến đối chiếu tự động báo lệch.
Bước 5 — Quyết định lấy lịch sử tới đâu
Không phải toàn bộ lịch sử đều đáng chuyển. Một cách chia hợp lý:
- Số dư đầu kỳ và dữ liệu đang mở (công nợ, đơn chưa giao, hợp đồng còn hiệu lực): bắt buộc chuyển, phải khớp tuyệt đối.
- Lịch sử giao dịch gần đây: chuyển nếu cần cho báo cáo so sánh cùng kỳ.
- Lịch sử xa hơn: giữ nguyên ở hệ thống cũ dưới dạng chỉ đọc, hoặc xuất ra kho lưu trữ. Ép toàn bộ lịch sử vào hệ thống mới thường tốn nhiều hơn giá trị nó mang lại.
Bước 6 — Chạy thử và đối chiếu
Nhập dữ liệu vào môi trường thử, rồi đối chiếu ba nhóm số với hệ thống cũ: tổng số bản ghi, tổng giá trị, và một mẫu ngẫu nhiên kiểm tra từng trường. Nếu lệch, sửa kịch bản chuyển rồi chạy lại từ đầu — không sửa tay trên dữ liệu đã nhập, vì lần chạy chính thức sẽ mất hết những sửa đó.
Nguyên tắc: mọi thao tác dọn dữ liệu phải lặp lại được bằng kịch bản. Sửa tay là sửa một lần, còn chuyển dữ liệu thì luôn phải chạy ít nhất hai lần.
Bước 7 — Đóng băng và cắt chuyển
Trước ngày chạy chính thức, chọn một mốc đóng băng: từ giờ đó, không ai nhập thêm vào hệ thống cũ. Chuyển dữ liệu lần cuối, đối chiếu lại, rồi mở hệ thống mới. Khoảng đóng băng nên rơi vào cuối tuần hoặc thời điểm ít giao dịch, và phải báo trước cho tất cả bộ phận.
Sau khi lên hệ thống
Giữ hệ thống cũ ở chế độ chỉ đọc thêm một thời gian, đủ để tra cứu khi có tranh chấp. Đồng thời đặt ngay các quy tắc chống bẩn trở lại: bắt buộc tìm trước khi tạo mới, kiểm tra trùng khi lưu, và giao quyền sửa danh mục cho đúng một người. Dọn dữ liệu là việc làm một lần; giữ cho dữ liệu sạch là việc làm mãi.
